如何做一枚好行政

上一篇文章,我毫不留情地吐槽了我司行政,用了可能是我的博客中最多的脏字(所以我说我对前公司是有深厚感情的,头发眉毛都掉光了吐槽时我都不会用脏字)。最近,关于阿里HR的各种行径,也是程序员界讨论的热点。

如今有句话:

you can you up!

那么作为一名极善自省的人,我一边吐槽,一边也少不了设想,如果我去做行政,该怎么才能做好呢?至少,哪些雷区不要碰呢?

我现在这里总结:

  1. 保持一颗服务的心
  2. 制定尽量宽松的规则,让大家工作起来轻松舒服
  3. 不苛求流程,以办好事为首要原则
  4. 不断提升自己

(因为此文非技术文,所以折叠起来吧)

下文有以下约定:

  1. 文中所有“行政”都指公司业务部门之外,专为其它员工服务的部门,其涵盖大于标准定义的行政。
  2. 企业规模限制在创业成长期,及之前。
  3. 老板指少数几个合伙人和创始人。

公司成长,靠省钱是不行的

有些行政人员不知为何,总会带着一种幻想,好像因为工作需要和全公司打交道,尤其是经常替老板办事儿,所以自己理所应当就成了公司的管理者。于是乎时时处处“为公司着想”,然而受限于智商和眼界,他们的“为公司着想”的做法被简化成“替公司省钱”……

比如说我上篇文章里的槽点,除了不作为的部分(漏掉定期体检)和能力欠缺的部分(年会日程),大部分都是想替公司省钱导致的。相反,对于大多数员工而言,我不光来干活儿,我还想很舒服的干活儿,哥们儿有的是技术和体力,此处不养爷,哪儿都是养爷处,所以这种抠门举动,以及各种衍生物,实在是让大家心里膈应。

我的隔壁是地区商务总监,也是全公司销售额最大的商务,她的电脑是当年COO通过其自有途径弄过来的水货(关于这电脑也是槽点满满,本身就不是很新,而且Macbook拿到手已经装了Windows……),32位Windows 7,3G内存还要分一些给显卡,成天慢的要死,申请换一台,行政说别了,拿来北京给你调调——好像我们下楼左拐那座大厦就是北京一样。第一销售总监也,你给她换个顶配她分分钟一个电话就把钱赚回来了,为了省钱耽误她工作的心情和效率,这得多傻逼才能掂量不出好坏啊。

只看工时不顾效率也是不行的

除了省钱,为公司着想的另一处落地点便是想让大家多干活儿。这本身无可厚非,拿人钱财替人消灾,天经地义。可是他们采用的方法则未必有效。比如我司,老板比较明事理,一早就采用弹性工作制;但是行政思想闭塞,开始还想搞定时定点考勤那一套,被老板否了,于是乎关于考勤,我司官方规定是:

公司的工作时间是 9:30—18:30,午餐时间 12:00 至 13:00。
……
b) 迟到: 9:45 后打卡记迟到。早退:18:30 前打卡记为早退。
照顾到个别部门有特殊需求,最迟上班打卡时间为 10:30,自行补足 8 小时工作时间,则不计 为迟到。

字里行间透露出一百个不愿意:老板是微软出来的,又深知效率的重要性,所以不弹性是不行了;但要我承认弹性我就是不愿意,所以干脆,最迟允许你们10点半打卡,自行补足工作时间——好了吧,你们的要求达到了吧,但是别跟我提弹性。(实际上拿到考勤规定的第一时间我提出疑问,所以上面这段部分是原话哟。)而且现在全公司都是弹性,已经没有“个别部门”存在了……

在计件工人时代,工作时间与产量之间,划等号基本没什么问题。但是在移动互联网的今天,人与人的工作效率之差,每个人自己一天的工作效率之差,岂止10倍?再去严格限制工时已然没有意义,想不通这点的行政,就别导出捣乱了。

别做梦了,你丫也是打工的

还有一种不良后果,则是不自觉流露出的优越感,又或者满口的官腔。还拿我司举例子。我加入之前,明确跟老板表示希望踏踏实实写代码,从事一线工作。老板为照顾我的感受,还给我安了技术总监的头衔。结果呢?嘿,仍然被处处当成屌丝程序员对待——我发的邮件有流程错误,于是丫回复我的邮件里一个礼貌用语都没有,指桑卖槐攻击我半天,还各种安排给我发各种规章让我学习。学习你妹啊,哥要不是怕老板难堪跟你丫没完。

这还真不是我挑理。对于一家移动互联网公司,最不可替代的是谁?是我,是资深工程师,是各种专业人员构成的业务部门;为数不多可以放心替换不用太担心兼容性问题的就是行政人员了。明明应该是我比他们重要对不对?至少大家彼此客客气气的嘛!

所以我就很气。其它各路领导对前线员工,尤其不是自己部门的,都很客气,他们要对公司业绩负责,很清楚需要依赖哪些人,所以自然不会脑残地摆高姿态。而那些任何生杀大权都没在手的人,只是因为手头有一点小权力,不影响大局顶多恶心恶心人的小权力,就各种摆谱——这样的行政,自然令人讨厌。

少刷存在感

行政工作有些很琐碎,也很难为公司创造收益,为了能向老板表功,行政人员尤其热衷各种刷存在感的行为。比如:

  1. 发布员工手册。里面会制定各种缺少执行性的规则,比如道德模范什么拾金不昧什么见义勇为之类的。
  2. 考勤。对我们这种初创公司,最TM没用的东西基本就是考勤。
  3. 制定各种流程。细到你想买箱可乐都得走半天流程,所以结果就是去他妈的老子不差这50块于是自己掏腰包。
  4. 产出各种纸制品。很多东西,明明一嘴说明白的事儿,非要落实到纸面上,形成各种流程单,一万年都没人查。

我不否认有刷存在感的必要,毕竟老板的注意力是有限的。然而存在感刷过头,既令大多数业务部门反感——老子就每个项目都要聚次餐咋滴?公司的钱都是老子部门挣的,我们去吃一顿人均40块的饭也得你审核你算个毛啊——也令行政部门一不留神就生出“我要管好这个公司”的幻觉。

总结

在过去的几百年里,大公司是常态。在大公司中,除了老板和核心管理层,以行政人员为主的大型管理团队是维系大公司必不可少的部分。然而在近年,尤其是高科技领域,小公司,技术驱动,工程师文化逐步兴起,如火如荼,大家聚在一起除去养家糊口,更多是为了做一件Cool Stuff,为了改变世界。这个时候,行政绝大部分工作都是围绕服务公司的业务部门进行的。

这个时候,有些脑子不好智商不够的行政人员——为了照顾读者我再次重申,我无意打翻一船人,当然有好的行政从业人士——比如我的老婆,作为一名受中华人民共和国承认的硕士学历拥有者,她的表现的确比我司那些不知道为啥非要从一家底子不算太好的公司接盘过来的行政好很多。行业内,阿里是典型的烂管理,腾讯的平台支持部门则受到从内到外的表扬。

咳咳,刚才说到哪儿了,哦对。有些表现不佳的行政人员,错误的以为自己要管理公司,没有摆正位置,没打算服务大家,导致各种工作开展缓慢,员工哀声载道。我希望他们也能自省,通过不断提升自己的服务品质,让职能部门能更好的投入工作,而不是贴个发票都要贴两三天。

发布者:meathill

爱编程,爱旅游,爱吐槽。 今年的目标是完成并运营至少一个 Side Project。 《Electron + Vue 实战开发》龟速创作中……

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